Jaký je rozdíl mezi kamennou a virtuální agenturou

O tom jak vybírat agenturu pro online marketing jsme si už něco řekli. V článku jsme se letmo dotkli i specifik kamenných a virtuálních agentur. Dnes si o rozdílech a podobnostech řekneme víc.

Co mají obě agentury společné

Abychom se nevlamovali do otevřených dveří, pojďme si rovnou říct:

• Ani do kamenné agentury nebudete jezdit s každou maličkostí. Většinu záležitostí budete řešit pomocí telefonu, e-mailu a občasných telekonferencí.  
• Ani virtuální agentura nesídlí na Marsu. V případě potřeby se umí zhmotnit a usednout fyzicky proti vám, byť třeba jen v pronajaté zasedačce nebo v kavárně. 

Rozdíly mezi nimi tudíž nejsou zásadní. 

V čem se agentury liší

Kamenná marketingová agentura: dáte si kávu, nebo čaj?

Představte si designové kanceláře na dobré adrese, vybavené značkovými počítači a obsazené zaměstnanci s benefity v podobě služebního auta, kávovaru, stravenek, fotbálku a teambuildingů na Kanárských ostrovech. 

Takové podmínky si zaměstnanci musí zasloužit. Proto v týmu zřejmě narazíte na zkušené a talentované profesionály. Osobní styk členů týmu přeje nápadům a urychluje vývoj. Samozřejmě záleží na personální sestavě a nastavení procesů. 

Vysoký standard ale má i náklady. Rostou s počtem místností, aut, počítačů, kávovarů a výší mezd. Všechny se promítají do ceny. Neohrozí rentabilitu projektu? 

Požadavky na návratnost mohou výběr příliš drahé agentury vyloučit. Konečně, do většiny marketingových bitev není třeba jít se zbraněmi nejtěžšího kalibru. 

Uvažte i fakt, že pro klienty s menšími rozpočty obvykle pracují junioři, tj. lidé s menšími zkušenostmi i kompetencemi. Poměr cena-výkon nemusí vyjít nejlépe. 

Virtuální agentura: vidíme se? 

Tým virtuální agentury obvykle tvoří freelanceři pracující z domova. Nemívají status zaměstnanců a pro agenturu nepracují výlučně. 

Řízení virtuálních týmů závisí na digitálních pojítkách a kolaborativních informačních systémech. Výměna informací může být těžkopádnější než při osobním kontaktu. 

Může, ale nemusí. Ani kamenné agentury se neobejdou bez IT systémů a procesů. Rozhodující je, jak jsou nastaveny a jak se v nich lidé cítí. 

Covidová pandemie výrazně zvýšila kompetence v online práci na dálku. Přes 50 % malých podniků a až 95 % velkých podniků umožnilo svým pracovníkům práci z domova. Třetina malých a téměř 90 % velkých firem používá online platformy i pro interní komunikaci. Jsou-li i vaši lidé zvyklí na vzdálenou spolupráci, budou se v kontaktu s virtuální agenturou cítit – možná doslova – jako doma. 

Zdroj: ČSÚ, údaje pro rok 2021

Paradoxním důsledkem rozvolněnosti virtuálních agentur bývá větší motivovanost a menší fluktuace, tj. i lepší koordinace týmu, jakkoliv je rozstrkaný do všech koutů republiky. Z domova můžete pracovat tehdy, když na to máte chuť. Klidné domácí prostředí vás tolik nevyčerpá jako hukot instituce s pevnou pracovní dobou. 

To je důvod, proč řada špičkových specialistů nakonec směnila agenturní frmol za poklidnější freelancing, a ocitla se ve virtuálních týmech.

Lidé ze společnosti 37singals říkají: “Omezení náboru na místní region znamená, že jako zaměstnavatel nezískáte nejlepší zaměstnance. Pokud jako zaměstnanec hledáte zaměstnání v rozumné dojezdové vzdálenosti, znamená to, že nepracujete pro tu nejlepší společnost.” Tato dilemata virtuální režim nezná.

Zjevnou výhodou virtuálních agentur jsou nižší provozní náklady. Tím nechceme říct, že každá virtuální agentura bude vždy levnější než agentura klasická. Chce-li odvádět profesionální práci, musí se obracet na kvalitní specialisty, a ti zkrátka mají svoji cenu. 

Je však řada dalších nákladových položek, které virtuálka platit – a do ceny promítat – prostě nemusí. 

Jak komunikovat s virtuální agenturou

Organizační struktura virtuálních agentur bývá o něco jednodušší než u agentur klasických, v podstatě se ale neliší. 

Všechny se s vámi budou snažit mluvit co nejmenším počtem úst. Ve velkých agenturách bude vaším styčným důstojníkem account manager, v menších a virtuálních nejspíš přímo project manager. 

Proto si lidé ve virtuálních týmech mohou být nakonec “blíž” než ve velkých domech s hlubokou organizační strukturou. Je to výhodné. Čím víc předávek mezi klientem a členy týmu, tím víc míst pro vznik dezinterpretací a chyb.

V digitálním světě je docela jedno, jak daleko jsou počítače od sebe.

To je obecný postřeh k situaci, která se v každém týmu pronikavě liší. Podoba vaší komunikace se zvažovaným agenturním týmem je určitě věc, o kterou byste se měli zajímat. Často právě úroveň komunikace rozhodne o úspěchu či neúspěchu vašeho projektu. 

Jak tedy jednání s virtuální agenturou může vypadat? Vycházíme z našich zvyků. 

• Základní informace o vývoji projektu budete dostávat v pravidelných reportech, na pravidelných telekonferencích s projektovým manažerem a současně v online informačním systému. 
• Osobní schůzky nahradí telekonference. Kávu si budete muset uvařit sami, ušetříte ale náklady a čas spojené s cestováním. Online konference jsou obvykle praktičtější i pro prezentace a okamžitou práci ve sdílených dokumentech. Připomínkovat grafický design nebo pracovat na společném textu je pohodlnější na společném displeji a vlastní klávesnici.
• Operativu budete řešit klasicky po telefonu nebo e-mailu.
• Už jsme řekli, že virtuální agenturu tvoří lidé z masa a kostí. Dokážou se s vámi potkat i osobně.

Sečteno a podtrženo – největší rozdíl v práci s kamennou, resp. virtuální agenturou spočívá v četnosti osobních kontaktů. Když některé schůzky s klasickou agenturou nahradíte videokonferencemi a virtuální agenturu požádáte o občasnou osobní schůzku, rozdíl prakticky zmizí — kromě naděje na nižší částku v kolonce K úhradě.

Jak zahájit spolupráci s virtuální agenturou

Zavolejte jim, napište krátký e-mail, oslovte je na sociálních sítích. Stručně popište  svou představu o možné spolupráci, nebo si jen sjednejte online či osobní schůzku. 

Co nejdříve po úvodních zdvořilostech položte tyto otázky:

• S kým budu v agentuře jednat? 
• Bude to obchodník, který bude moje otázky a požadavky zprostředkovávat kolegům v exekutivě? 
• Nebo projektový manažer, který bude projekt osobně řídit a bude kompetentní přijímat závazná rozhodnutí? 
• Budu moci o odborných otázkách projektu diskutovat přímo se specialisty?
• Jak se budu dozvídat o postupu prací?
• Do jaké míry budu rozhodovat o vývoji projektu?
• Jak přesně se budu vyjadřovat k návrhům?
• Co bude zahrnuto do nákladů (komunikace, dohled, prémie za úspěch atp.) a jak je budu moci plánovat, kontrolovat a platit?  

Otázky jsou namístě i při námluvách s kamennou agenturou. Ve virtuálním režimu jde navíc o volbu vhodných digitálních nástrojů. Ne všechny appky musíte mít rádi, ne všechny musí fungovat ve vaší podnikové síti (např. z důvodů bezpečnosti). Konzultujte včas.

Příznakem solidnosti agentury je, když se její reprezentant na prvním setkání víc ptá než chlubí. Varující je i odmítání veškerých vašich pochybností a slib skvělého řešení na každý aspekt spolupráce. 

Pokud chcete řešit specifické vlastní potřeby, což patrně chcete, musí je agentura nejdříve pochopit a zvážit, aby mohla předložit skutečně relevantní nabídku a zavázat se k jejímu plnění. 

Pokud se vám nabídka zalíbí, pravděpodobně přistoupíte na další analytické rozhovory. Stále si dávejte pozor, jaké vám agentura dává sliby a zda má v ruce personální, odborné a finanční páky k jejich plnění. Důvěryhodná agentura nepotvrdí cíle, které nejsou reálné, v rozporu s trhem, dobrou praxí ani dobrými mravy. 

Výstupem úvodních jednání by měl být promyšlený a podrobný brief, mapa příští spolupráce. Hledejte v ní cíle, způsoby dosažení, metriky ověření, vymezení kompetencí, termíny a ceny nebo způsob stanovení cen.

Závěr

Výběr agentury je zásadní krok, který může mnoho přinést i pokazit. Nelze ho proto uspěchat. Když vyberete nevhodného kandidáta, zbrzdíte rozvoj svého marketingu. 

S rozvojem digitálních pojítek a zkušenostmi z covidové pandemie vešla spolupráce na dálku do krve většině firem a pracovníků. Kdysi nedostupné videokonferenční systémy nahradily bezplatné programy, porady za stolem výkon kolaborativních informačních systémů. 

Na špičkové specialisty dnes narazíte jak v prestižních agenturách, tak ve virtuálních týmech. Zdá se proto, že hranice mezi kamennou a virtuální agenturou začíná být spíše hranicí psychologickou, která se bude stále více stírat.

Překonáte-li ji už dnes, naskočíte do flexibilního a udržitelného systému, který vám může zajistit stejně kvalitní výsledky, na jaké jste byli zvyklí u klasických kamenných dodavatelů.